Inzicht in uitval van mbo medewerkers: begrip van de leidinggevende

Steeds meer mbo‑medewerkers verlaten het onderwijs binnen de eerste jaren. Uit onderzoek van SOM blijkt dat één op de vijf nieuwe mbo‑docenten al na één jaar uitstroomt, oplopend tot ruim 30 procent na drie jaar. Om beter te begrijpen waarom dit gebeurt en wat scholen kunnen doen om medewerkers te behouden, ontwikkelde SOM vijf casussen gebaseerd op onderzoek naar levensfasen, werkbeleving en vertrekredenen.

Deze casussen zijn uitgewerkt in de vorm van persona’s: fictieve, maar realistische mbo‑professionals die laten zien hoe werkomstandigheden, werkdruk, begeleiding en persoonlijke factoren invloed hebben op werkplezier en duurzame inzetbaarheid. De persona’s maken het mogelijk om open te praten over knelpunten zonder dat echte medewerkers zich kwetsbaar hoeven op te stellen.

Claudia is één van deze persona’s. Als administratief medewerker laat zij het belang zien van het begrip en waardering die een leidinggevende heeft voor haar werk. Haar verhaal biedt herkenning én praktische handvatten voor iedereen die in het mbo werkt.

Mijn naam is Claudia Veenendaal, ik ben 27 jaar en woon in Goes. Ik werk inmiddels drie jaar als administratief medewerker op de studentenadministratie van een mbo-school en ben kandidaat OR-lid. In mijn werk ben ik heel precies en efficiënt; ik vind het belangrijk dat alles klopt en op tijd af is. Buiten het werk ben ik graag creatief bezig. Ik schilder, bak taarten en wandel veel in de natuur. In Zeeland zorgt de combinatie van water en land voor prachtige natuurgebieden. Ik ben daar graag te vinden. Mijn werk is vaak druk, dus die rustmomenten zijn voor mij essentieel.

Als administratief medewerker houd ik me vooral bezig met het inschrijven van studenten, het verwerken van cijfers en het bijhouden van gegevens. Verder heb ik de taak om te monitoren of er studenten zijn die vaak afwezig zijn, zodat we in gesprek kunnen gaan om studievertraging te voorkomen; ook werk ik nauw samen met docenten en loopbaancoaches om studenten met verzuimproblemen te ondersteunen. Daarnaast heb ik regelmatig contact met DUO en ondersteun ik collega’s van de examencommissie. Het is veel werk, vooral in piekperiodes zoals aan het begin van het schooljaar of tijdens diplomering. Dan draait alles om deadlines en moet je secuur én snel zijn.

Het geeft een goed gevoel wanneer alles klopt. Studenten die zonder problemen hun diploma in ontvangst nemen, of als een docent snel geholpen is omdat zijn gegevens op orde zijn. Daar doe ik het voor. Mijn werk is misschien niet direct zichtbaar in de klas, maar zonder onze administratie komt veel stil te liggen. En het klinkt misschien simpel, maar een ‘dankjewel’ of een kort mailtje van een collega die zegt: “Fijn dat het zo snel geregeld is”, maakt echt verschil. Als je merkt dat je werk gezien wordt, voel ik mij meer als een volwaardig onderdeel van het geheel. Gelukkig gebeurt dat steeds vaker en ik hoop dat dat doorgaat.

“Goed onderwijs maak je samen.”

De druk is soms hoog. Zeker in piekperiodes moeten we snel en foutloos werken. Tegelijkertijd is zichtbaarheid een punt. We leveren als administratieve medewerkers veel, maar blijven vaak op de achtergrond. Dat is niet erg, maar het helpt enorm als onze rol vaker wordt erkend ook in gesprekken over beleid of werkprocessen. We hebben ideeën genoeg, maar moeten wel de ruimte krijgen om ze te delen. Ik heb hierover gesproken met mijn leidinggevende. Zij begreep heel goed wat ik bedoelde en beloofde de signalen serieus op te pakken. Sindsdien merk ik ook verandering. We hebben regelmatig werkoverleggen, en ik merk dat er nu meer ruimte is om ook onze ideeën of ervaringen te delen. Mijn leidinggevende is ook meer betrokken waardoor het werk minder aanvoelt als ‘produceren’. In plaats daarvan wordt gekeken naar hoe we het werk samen beter en slimmer kunnen doen. Ik ben blij dat mijn leidinggevende openstond voor mijn inzichten, ik voel mij sindsdien ook meer gezien.

Voor mij zit goede leiding in aandacht en vertrouwen. Ik hoef geen schouderklopje elke dag, maar het helpt enorm als een leidinggevende ziet wat je doet, luistert naar je input en je betrekt bij veranderingen. Ook het simpelweg vragen: “Wat heb jij nodig?” kan veel doen. Gelukkig is mijn leidinggevende daar steeds bewuster mee bezig.

We hebben een hecht team. We vangen elkaar op als het druk is, lachen samen en houden elkaar scherp. In het team voel ik me echt gezien. We proberen ook meer momenten in te bouwen om stil te staan bij hoe het gaat, dat helpt om het werk leuk te houden.

Ja, dat klopt. Ik heb me recent verkiesbaar gesteld voor de ondernemingsraad. Dat voelde als een logische stap na het zien van de animatie van SOM over het delen van de rechten en bevoegdheden van de OR. In mijn werk hoor ik dagelijks waar studenten en collega’s tegenaan lopen: systemen die niet goed werken, onduidelijke procedures, of gewoon een gebrek aan erkenning voor het ondersteunende werk dat achter de schermen gebeurt. Dan wil je iets doen met die signalen. Ik merkte dat ik niet alleen mijn eigen zorgen wilde delen, maar ook die van anderen. Door mijn OR-lidmaatschap hoop ik dat we als ondersteunend personeel meer stem krijgen bij beslissingen die ons werk direct raken. We dragen bij aan het soepel draaien van de school, dus het is belangrijk dat die stem ook gehoord wordt.

Laat je stem horen. Jij ziet veel, hoort veel, en hebt vaak een goed beeld van wat beter kan. Wacht niet tot iemand je vraagt, maar breng het zelf in. Vraag om een goed gesprek met je leidinggevende over jouw werkdruk, rol, en ontwikkelbehoefte. Benoem daarin ook wat je nodig hebt om je werk goed te doen en waar je je mogelijk niet gehoord voelt.

Vraag ook naar de ontwikkelmogelijkheden binnen de mbo-school, zodat je een nog groter verschil kan maken. Iedere medewerker heeft namelijk recht op loopbaanontwikkeling, ook ondersteunend personeel dus. Dit kan bestaan uit bijscholing, cursussen of meeloopdagen in andere functies. Blijf dus niet stilzitten. Verder zou ik zeggen: laat je zien. Zoek je collega’s op en versterk elkaar. Deel met collega’s en leidinggevenden wat je hebt bereikt of opgelost. Bescheidenheid is mooi, maar zichtbaarheid helpt bij erkenning en waardering. En als je merkt dat je langdurig onder hoge druk werkt, kun je aanspraak maken op maatregelen zoals taakverlichting, scholing, of herverdeling van werk. In de cao staat namelijk dat scholen een duurzaam inzetbaarheidsbeleid moeten hebben. Verder kun je bij structurele problemen terecht bij de HR-afdeling, een personeelsadviseur of – indien nodig –  een vakbond zoals de AOb of CNV Onderwijs. Zij kunnen je juridisch ondersteunen of helpen bemiddelen.

Tot slot wil ik ondersteunende collega’s oproepen om te overwegen lid te worden van de ondernemingsraad (OR) of een specifiek onderdeel daarvan voor ondersteunend personeel. Mocht je iets opvallen of geloven dat iets beter kan, deel deze signalen dan met die vertegenwoordiging.

Zorg dat je écht weet wat ondersteunend personeel doet. Loop een dagje mee, vraag naar hun ervaringen, en maak ruimte voor hun inzichten. Vaak zijn zij de eersten die knelpunten of signalen opvangen. En misschien wel het belangrijkste: laat merken dat hun werk ertoe doet. Dat hoeft niet met grote woorden. Een oprechte waardering, betrokkenheid bij beslissingen of gewoon even checken hoe het écht gaat. Daar zit voor ons al veel erkenning in.

Deze activiteit is mede mogelijk gemaakt met MDIEU-subsidie van het ministerie van SZW.